В помощь расчетчику или зик по шагам. В помощь расчетчику или зик по шагам Другие печатные формы для специалистов кадровых службы

1С:Бухгалтерия позволяет автоматизировать учет кадров, учет операций с зарплатой, однако программа , не являясь специализированной системой, нацеленной на кадровый и "зарплатный" учет, не обладает достаточно широкими возможностями в этой области. Можно сказать, что в 1С:Бухгалтерии реализован тот набор операций, который позволяет корректно отразить заработную плату в бухгалтерском учете , отразить учет заработной платы в разрезе отдельных сотрудников, а вот более сложные операции в программе не предусмотрены. Конечно, если в программе не предусмотрена автоматизация каких-либо действий, их всегда можно произвести вручную, однако, если перед вами стоит задача комплексной автоматизации учета кадров и зарплаты на предприятии - лучше будет, если вы воспользуетесь, например, решением от 1С (1С:Зарплата и управление персоналом ), ориентированным именно на эти операции .

Подсистема учета кадров, расчета заработной платы и связанных с ними операций в 1С:Бухгалтерии подходит лишь для тех организаций, которые ведут достаточно простой кадровый учет, имеют небольшое количество сотрудников.

В частности, 1С:Бухгалтерия позволяет выполнять следующие действия:

• Кадровый учет;
• Учет начисления заработной платы ;
• Учет выплаты заработной платы ;
• Учет депонирования заработной платы ;
• Учет расчетов по НДФЛ ;
• Формирование отчетности;

Для начала рассмотрим вопросы кадрового учета в 1С:Бухгалтерии.

8.2. Организация кадрового учета

Кадровый учет в 1С:Бухгалтерии предусматривает выполнение следующих операций:

• Прием на работу;
• Увольнение с работы;
• Кадровые перемещения;
• Формирование отчетов по кадрам;

Прием на работу

После того, как с новым сотрудником заключен трудовой договор, его можно оформить в 1С:Бухгалтерии при помощи документа Прием на работу (Кадры > ).

Этот документ, помимо того, что регистрирует нового сотрудника в базе, сохраняет параметры регламентированного учета его заработной платы , позволяет сформировать печатную форму №Т-1 - Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу или, для группы работников, форму №Т-1а.

Прежде чем создавать этот документ желательно выполнить следующие подготовительные действия для новых сотрудников.

Во-первых, нужно внести их в справочник Физические лица (Кадры > Физические лица ). Выше, при оформлении информации об ответственных лицах организации, мы уже заполняли этот справочник. Данные о физическом лице ( рис. 8.1) достаточно подробны.

Рис. 8.1.

В нашем случае здесь сохранены данные о Васильеве Сергее Петровиче, который внесен в справочник Ответственные лица как руководитель организации.

Напомним, что при нажатии на кнопку НДФЛ в командной панели приведенного окна, открывается окно для настройки некоторых параметров, влияющих на расчет НДФЛ . В частности, это информация о заработной плате на предыдущих местах работы и данные о налоговых вычетах , применяемым к данному физическому лицу.

Справочник Физические лица хранит сведения о физических лицах, которые могут быть сотрудниками организации, а могут и не быть ими.

Для того чтобы "превратить" обычное физическое лицо в сотрудника организации, нужно заполнить соответствующими данными элемент справочника Сотрудники организации (Кадры > Сотрудники организации ). Удобнее всего заполнять справочник Сотрудники организации на основании данных справочника Физические лица .

В нашем случае для того, чтобы создать элемент справочника Сотрудники организации , достаточно выбрать физическое лицо Васильев Сергей Петрович в справочнике Физические лица , щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать в появившемся меню пункт На основании и в меню, появившемся после выбора команды, выбрать пункт Сотрудники организации . Вот, что у нас получилось после выполнений этой команды ( рис. 8.2).

Как видите, в форму информации о сотруднике были скопированы сведения из формы данных о физическом лице.

Можно заметить, что элемент справочника Сотрудники организаций содержит меньше сведений, чем элемент справочника Физические лица . Например, здесь нет информации об НДФЛ , об адресе сотрудника и т.д.

Так же обратите внимание на то, каким образом можно создавать элементы этого справочника. Если ранее вы ввели данные о физическом лице - их можно перенести в справочник Сотрудники организаций , выбрав параметр Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц и нажав на соответствующую кнопку. Если же вы не вводили ранее данных о нужном вам физическом лице, вы должны будете оставить установленным параметр Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц - вам придется заполнить элемент справочника Сотрудники организаций , данные из которого будут перенесены так же в справочник Физические лица , а в последнем справочнике вам может понадобиться дополнение данных.

Автоматическое заполнение элемента справочника Сотрудники организаций нас устраивает, поэтому нажимаем ОК . Вот как выглядит форма списка этого справочника ( рис. 8.3).

Обратите внимание на поле Состояние . Здесь, напротив записи Васильев Сергей Петрович , расположена надпись Не принят(а) . То, что мы внесли физическое лицо в список сотрудников, еще не означает, что мы оформили его в системе как сотрудника. Теперь настала очередь документа Прием на работу в организацию . Его можно создать вводом на основании элемента справочника Сотрудники организаций (кнопка Ввести на основании > Прием на работу в организацию или соответствующий элемент контекстного меню).

Создадим новый документ Прием на работу в организацию с помощью процедуры ввода на основании. Вот, что у нас получилось ( рис. 8.4)

Документ оформляется для одной из организаций, учет по которым ведется в базе ( реквизит Организация ), он имеет две вкладки.

Вкладка Работники содержит список работников (из справочника Сотрудники организаций ), прием которых на работу мы собираемся зарегистрировать с помощью документа. Здесь есть табличное поле, в котором указывается табельный номер сотрудника, его ФИО, дата приема, подразделение, в которое он принимается и должность.

Установим дату приема работника 01.01.2009 , подразделение - Администрация , должность - Директор . Ранее мы вводили данные для полей Подразделение и Должность , поэтому сейчас нам лишь нужно выбрать их из соответствующих списков.

В табличном поле вкладки Работники может содержаться информация о нескольких работниках, но мы в данном примере ограничимся одним.

Теперь рассмотрим вкладку Начисления ( рис. 8.5).

Она содержит информацию о том, каким образом работнику будет начисляться заработная плата . В поле табличной части Работник нужно внести сотрудника организации из справочника Сотрудники организаций (в нашем случае это тот же самый сотрудник, которого мы принимаем данным документом на работу). Поле Вид расчета содержит подробности о заработной плате работника. В частности, в это поле нужно подобрать элемент плана видов расчета Начисления организации .

По умолчанию в данном плане видов расчета есть лишь один элемент - он называется Оклад по дням . В план видов расчета можно добавить и другие элементы. Это нужно сделать в том случае, если вы хотите особым образом настроить отражение заработной платы работника в учете и параметры ее налогообложения.

На вышеприведенном рис. 8.5 вы можете видеть открытую форму элемента плана видов расчета Начисление организации: Оклад по дням . Здесь можно настраивать следующие параметры:

1. Отражение в бухучете . Нажмем на кнопку с тремя точками - появится окно справочника Способы отражения зарплаты в регламентированном учете ( рис. 8.6). Этот справочник содержит шаблоны проводок, которыми заработная плата отражается в регламентированном учете. Здесь указаны лишь корреспондирующие счета (или субсчета ), а информация по аналитическим разрезам учета не приведена. При обработке системой данного шаблона в него будут подставлены нужные данные для правильной организации аналитического учета .

   В нашем случае можно отметить, что в качестве способа отражения заработной платы в регламентированном учете выбран предустановленный в системе способ Отражение начислений по умолчанию . Здесь видно, что при начислении заработной платы делается бухгалтерская запись вида Д26 К70 , то есть расходы по заработной плате данного работника относят на счет общехозяйственных расходов. Такая проводка нас вполне устраивает - ведь мы в данный момент оформляем параметры оплаты труда директора, а расходы по зарплате управленческого персонала обычно относят именно на счет 26.

   Если нам понадобится указывать способы учета заработной платы для какого-то другого работника, например, занятого в основном производстве (расходы по которому учитываются по счету 20 "Основное производство" ), правильным порядком работы будет, во-первых - создать новый элемент в плане видов расчета Начисления организации , во-вторых - соответствующим образом настроить отражение заработной платы в учете, и, в-третьих, настроить другие параметры элемента плана видов расчета .

2. НДФЛ . Здесь нужно выбрать подходящий для данного вида начисления код дохода для организации учета расчета и удержания НДФЛ . При нажатии на кнопку с тремя точками появляется список кодов доходов НДФЛ (из справочника НДФЛ Доходы), из которых нужно выбрать код, соответствующий начисляемому доходу. В нашем случае это код 2000 - Вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей .
3. ЕСН . Здесь следует указать порядок обложения начисляемого дохода Единым социальным налогом (ЕСН ). При установке данного элемента мы, фактически, выбираем элемент справочника Доходы ЕСН (Способы отражения доходов в учете ЕСН ) ( рис. 8.7). Единый социальный налог имеет сложную структуру, не все выплаты сотрудникам организации подлежат обложению ЕСН , в справочнике приведены различные варианты обложения доходов ЕСН , в нашем случае подходит элемент, выбранный по умолчанию - Облагается целиком .
4. ФСС (Страхов. несч. случаев) . Это поле содержит информацию об обложении начисления взносами в ФСС РФ. Нас устроит вариант Облагается .
5. Вид начисления по ст. 255 НК РФ . Статья 255 НК РФ "Расходы на оплату труда" относится к гл. 25 НК РФ "Налог на прибыль организаций". Эта статья налогового кодекса содержит перечень расходов на оплату труда, которые можно принять для целей налогового учета . В нашем случае расходы относится к пп. 1 ст. 255 НК РФ. Этот подпункт звучит следующим образом:

   К расходам на оплату труда в целях настоящей главы относятся, в частности :

   1. суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у налогоплательщика формами и системами оплаты труда
6. Может относиться к видам деятельности, облагаемым ЕНВД - установка этого флажка имеет значение, если организация использует ЕНВД.

Выполнив все вышеперечисленные действия, сохранив и проведя документ, мы можем при необходимости распечатать форму приказа и посмотреть движения документа по регистрам (Перейти > Движения документа по регистрам ).

При проведении документ формирует движения по регистру сведений Работники организаций , в который вносится информация о работнике, а так же по

Пользоваться этой обработкой удобно, если вам нужно быстро просмотреть, отредактировать какие-то данные о сотруднике. Фактически - перед нами альтернативный интерфейс для выполнения многих задач кадрового учета.

В этой статье я начну обзор возможностей программного продукта «1С Бухгалтерия 3.0» для расчета заработной платы и ведения кадрового учета. Это будет серия статей, состоящая из нескольких частей, где я постараюсь как можно подробнее осветить эту тему. В статьях я буду упоминать ещё один программный продукт фирмы 1С «1С: Зарплата и Управление Персоналом», который является специализированным программным средством для учета заработной платы и кадров. В этой серии статей будут затронуты следующие вопросы:

Настройка параметров учета зарплаты и кадров

Прежде чем приступать к ведению кадрового учета и расчету зарплаты, необходимо заглянуть в «Настройки параметров учета» и проверить правильность выбранных настроек. Для этого необходимо открыть закладку программы «Справочники и настройки учета» и выбрать в разделе «Настройки учета» соответствующий пункт.

В открывшемся окне настроек требуется перейти на закладку «Сотрудники и Зарплата». На этой закладке присутствует три группы настроек:

• Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся - пункт «во внешней программе» выбирается в том случае, если Вы будет, например, вести учет зарплаты и кадров в программе «1С Зарплата И Управление Персоналом» , а данные (проводки, платежки, документы выплаты) выгружать в «1С Бухгалтерию» ; пункт «в этой программе» выбираем когда предполагается ведение учета в 1с бух – этот вариант мы и оставим;
• Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - необходимо выбрать будет ли вестись аналитика по Сотрудникам на счете 70. Как правило некрупные организации предпочитает не детализировать этот счет, а крупные предприятия формируют по каждому работнику и мы оставим именно такую настройку.
• Кадровый учет – подсказка синим цветом всё объясняет и так. Оставим полный кадровый учет.

Стоит отметить предусмотрительность разработчиков 1С. Они создали кнопку, с помощью которой можно быстро создать все кадровые документы, если Вы использовали сокращенный вариант и решили перейти на полный – «Сформировать кадровые документы».

Кадровый учет

• Подразделение – у нас небольшая организация и поэтому все будут числиться в одном подразделении. На крупных предприятиях конечно людей разделяют по подразделениям для более детального учета;
• Должность – понятно);
• Сотрудник – есть особенность. Вы можете до того как создаете документ приема создать Сотрудника, либо в момент заполнения документа «Прием на работу»;
• Вид занятости – у нас все сотруднику будут трудиться по «Основному месту работу», но имеются также варианты учета по «внутреннему совместительству» и «внешнему совместительству»;
• Дата приема – тоже понятно;
• «Начисления» табличная часть – в этой табличной части перечисляются все виды расчета, по которым сотруднику будут ежемесячно начисляться суммы. В нашем случае для Иванова мы выберем предопределенный разработчиками вид расчета «Оплата по окладу» со ставкой в 40 000 руб.

Также отмечу, что разработчики 1С предусмотрели печатную форму «Приказ о приеме (Т-1)», которую включили в состав этого документа. Не забываем провести документ после заполнения всех полей.

• Петрова – бухгалтер – 30 000 руб.;
• Сидорова – менеджер – 20 000 руб.

В разделе «кадрового учета» также имеется документ «Кадровый перевод» . Этот документ позволяет выполнить следующие действия:

• Перевести сотрудника в другое подразделение либо в обособленное подразделение (филиал);
• Перевести на другую должность;
• Перевести на другой вид занятости (Основное место работы, внутренне или внешнее совместительство);
• Изменить вид начисления.

Также из документа можно распечатать «Приказ о переводе (Т-5)» .

В нашем случае вводить такой документ нет необходимости. На скриншоте представлю внешний вид этого документа.

Ну и конечно ещё один документ, без которого нельзя обойтись в кадровом учете это документ «Увольнение». Увольнять мы также пока никого не будем, и я ограничусь лишь внешним видом этого документа. Все поля этого документа интуитивно понятны, отмечу лишь то, что в состав документа входит печатная форма «Приказ об увольнении (Т-8)».

• Личные данные сотрудника;
• Уволенные сотрудники;
• Штатные сотрудники;
• Личные карточки (Т-2).

Заключение

Итак, программный продукт «1С: Бухгалтерия 3.0» предлагает нам минимально необходимый набор инструментов для ведения кадрового учета. Однако программа не специализирована для этих целей. Если у Вас достаточно крупная организация, то имеет смысл приобрести специализированный продукт «1С: Зарплата и Управление Персоналом» для ведения кадрового учета и расчета зарплаты, тем более что сейчас стоимость базовой версии составляет всего лишь 2 550 руб . Ознакомиться с некоторыми возможностями кадрового учета этой программы Вы можете в статье – Кадровый учет. Инструкция по 1с ЗУП для начинающих или пошаговое описание всех этапов начисления зарплаты в 1с зуп 8 .

Сегодня на этом всё. Если Вам понравилась эта статья, Вы можете воспользоваться кнопочками социальных сетей , чтобы сохранить её у себя!

Также не забывайте свои вопросы и замечания оставлять в комментариях !

В следующей статье мы разберемся с . Чтобы вовремя узнать о новых публикациях Вы можете . Буду рад Вас видеть снова на своем блоге blog-buh.

Для ведения успешного бизнеса в современных реалиях немаловажно грамотное управление трудовыми ресурсами. Труд персонала – это экономический ресурс, которым нужно управлять оперативно и максимально эффективно. В быстроразвивающемся мире, если компания хочет соответствовать современным тенденциям, ей совершенно не обойтись без автоматизации специализированных рабочих процессов с кадрами.

Выгода покупки системы автоматизации для развивающейся фирмы существенна:

• Сокращается рутинная работа с бумагами и первичными документами, что освобождает время персонала для более «творческой» работы, например, продвижения корпоративной этики;
• Автоматическая обработка информации снижает человеческий фактор и возможные ошибки, что исключает недовольство сотрудников работой «кадров», например, из-за неверных расчетов;
• Упрощается расчет отпускных, больничных листов и пр. начислений. Кадровые работники всегда могут оперативно ответить на запросы и сформировать необходимые документы;
• Дает возможность формировать большое количество разнообразной регламентированной и управленческой отчетности, исключая штрафы и пени со стороны контролирующих органов.

Варианты программ и продуктов 1С для автоматизации

При решении о покупке системы на базе платформы «1С:Предприятие» для своевременной работы с кадрами на рынке стоит выбор между двумя конфигурациями: «1С:Зарплата и кадры 7.7» (1С:ЗИК) и «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Программа 1С:Зарплата и кадры 7.7 была разработана в 90-е годы и завоевала большую популярность в свое время. Затем, с развитием современных технологий, на смену популярной платформе 7.7 пришла функциональная и перспективная платформа – «восьмерка». С тех пор обновление конфигурации 7.7 было остановлено. На текущее время программы на базе платформы 7.7 можно купить, оформив специальную заявку у фирм-франчайзи 1С.

1С:ЗУП работает на новой, постоянно совершенствующейся и обновляемой платформе – «1С:Предприятие 8» (сегодня – версии 8.3). Преимущества 1С:ЗУП* во многом базируются именно на использовании всех ее возможностей:

• Увеличенная скорость работы;
• Быстрое построение запросов и подбор данных;
• Простое масштабирование;
• Быстрая и простая настройка отображения данных в списках, сортировка и печать списков;
• Возможность настройки синхронизации между конфигурациями;
• Поддержка максимально большого количества форматов файлов для обмена;
• Неограниченное количество распределенных баз;
• Поддержка различных типов баз данных;
• Наличие ролей, профилей пользователей для настройки и конфигурирования прав;
• Работа через веб-приложение, мобильный клиент и пр.

*Безусловно, все это способствовало популяризации более новой конфигурации. При этом не стоит забывать, что кадровый учет подразумевает и регламентированную работу, поэтому выпуск обновлений ЗУП (и отсутствие таковых у ЗИК), отражающих новые требования законодательства, является основным моментом перехода пользователей на новый продукт.

1С:ЗИК и 1С:ЗУП

Кадровая программа 1С на платформе 7.7 позволяла организовать учет кадров и сотрудников предприятия, контролировать внутренние перемещения персонала, вести расчет зарплаты фирмы в соответствии с текущим законодательством. В программе можно было реализовывать любые формы требуемой отчетности. ЗУП стал достойным преемником славных традиций ведения учета, но также получил и расширение функциональных возможностей:

• Работы в бюджетных организациях и фирмах, находящихся на хозрасчете;
• Комплексная всесторонняя автоматизация разнообразных процессов движения кадров, контроль перемещения кадров;
• Анализ качества работающих сотрудников, квалификации персонала;
• Анализ загрузки сотрудников;
• Расчет потребности в кадрах, кадрового резерва;
• Анализ затрат на персонал, составление плановых бюджетов на персонал, анализ исполнения бюджета;
• Составление кадрового плана, накопление информации о кандидатах, генерирование планов кадрового обучения и анализ полученных результатов обучения;
• Начисление зарплаты, расчет и планирование отпусков;
• Расчет необходимых налогов в госорганы и фонды;
• Формирование полной и всесторонней отчетности с различной аналитикой, детализацией и разрезами для подачи в госорганы, а также для руководителей компании и подразделений.

Рисунок 1.Интерфейс программы

Варианты систем автоматизации на базе платформы 8:

• Зарплата и кадры государственного учреждения (для госпредприятий), версия КОРП, базовая версия.
• 1С:ЗУП 8 версии КОРП (комплексное профессиональное управление на предприятиях, имеющих территориально распределенные филиалы, для оценки сотрудников со всех сторон на профессиональном уровне), ПРОФ (для небольших фирм и крупных компаний, имеющих структурные подразделения), Базовая версия (для учета в маленькой фирме с возможностью работы в программе одного работника).

Сравнение поставок 1С:ЗУП 8

Преимущества версии 8 по сравнению с 7.7

Если не учитывать потерю актуальности ЗИК, о которой мы уже упоминали, в расширенных вариантах 1С:ЗУП осуществлено:

• Ведение учета кадров и зарплаты для нескольких предприятий с общим составом справочников и аналитической информации.
• В конфигурации 1С:ЗУП реализован учет нескольких графиков работы, индивидуальных табелей, произвольных формул расчета начислений и удержаний, расчет только первой половины месяца.
• Отчетность возможна в виде графиков, диаграмм. Внедрены все печатные формы унифицированной стандартизированной отчетности и Т-7/Т-10/Т-10а.
• Организован вывод списка задач о предстоящих или невыполненных действиях, вывод напоминаний о днях рождениях.
• Измененный интерфейс стал намного удобнее и информативнее. Появилась возможность групповой обработки данных, разнообразные средства работы с печатными формами.
• Реализована востребованная возможность установки даты запрета редактирования данных и другие преимущества.

Сам собой напрашивается вывод, что для реализации полных функциональных возможностей платформы и для автоматизации максимального количества бизнес-процессов организации, вести учет кадров и расчета зарплаты следует в современной и постоянно поддерживаемой разработчиком конфигурации 1С:ЗУП. Также в заключении хотелось бы отметить, что кадровые программы только в исключительных случаях претерпевают серьезные доработки, а если конфигурация имеет более-менее типовой функционал, переход на новую версию и платформу не займет много времени и окупит себя за счет более простого, а значит дешевого сопровождения.

Анализ современного программного обеспечения

При работе над дипломным проектом перед разработчиком встала задача выбора необходимых функций для решения задач, которые необходимо реализовать в разрабатываемой информационной системе. Так же необходимо было учитывать те требования, которые предъявляются к современным программным продуктам в этой области. Для этого был выполнен обзор и анализ современного программного обеспечения по учету сотрудников.

Описание программы 1С Зарплата и Кадры

Программа 1С Зарплата и Кадры предназначена для расчета зарплаты и кадрового учета, может использоваться как на хозрасчетных предприятиях Российской Федерации, так и в организациях с бюджетным финансированием. Она позволяет не только автоматизировать расчет зарплаты, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы.

Разнообразные возможности, поддерживаемые 1С Зарплата и Кадры

Сразу же после установки системы, вы имеете возможность приступить к расчету зарплаты. Вы уже можете:

Оформлять приказы о приеме на работу;

Оформлять приказы о продвижении по службе;

Вводить и рассчитывать больничные листы;

Осуществлять расчет отпусков разного типа и оформлять отпускные записки;

Вводить разовые или долгосрочные доплаты и надбавки;

Оформлять приказы о выплате премии как подразделениям, так и отдельным сотрудникам;

Проводить перерасчеты "задним числом";

Рассчитывать разнообразные доплаты от доплаты к окладу до надбавки "за выслугу лет";

Вести штатное расписание предприятия;

Получать стандартные отчеты и формы для представления в налоговые и прочие органы;

Проводить межрасчетные выплаты зарплаты;

Проводить частичную выплату зарплаты;

Депонировать суммы, не выданные по платежным ведомостям;

Учитывать долги по зарплате прошлых периодов;

Оформлять увольнение с расчетом компенсации отпуска, выходного пособия.

В типовой 1С Зарплата и Кадры предусмотрена возможность поэтапного использования всех функциональных возможностей. Например, можно начать работу с программой, не используя всех возможностей 1С Зарплата и Кадры, а в дальнейшем перейти к использованию всей полноты возможностей.

1С Зарплата и Кадры позволит использовать все богатство интерфейсных возможностей Windows для оформлении и выдачи результатов отчетов. Вы можете создавать, например, следующие документы:

Кроме того, имеется следующая налоговая отчетность:

Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ);

Сведения о доходах физических лиц на магнитных носителях;

Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма 1-НДФЛ);

Отчеты для персонифицированного учета в ПФР (анкета формы АДВ-1 и индивидуальные сведения о застрахованном лице формы СЗВ-3);

Сведения для персонифицированного учета в ПФР на магнитных носителях;

Расчет по авансовым платежам по ЕСН и страховым взносам в ПФР на обязательное пенсионное страхование;

Индивидуальная карточка по ЕСН;

Заявления физических лиц в ИМНС для получения ИНН.

Расчет зарплаты в 1С Зарплата и Кадры

В 1С Зарплата и Кадры начисление зарплаты может производиться по различным системам (в том числе на комиссионной основе) и формам оплаты труда.

После установки 1С Зарплата и Кадры, в зависимости от ваших потребностей, вы можете использовать, или не использовать расширенные возможности расчета зарплаты. Если ваша организация не использует специфические формы оплаты труда, то можно не использовать расширенные возможности расчета зарплаты.

Если не использовать расширенные возможности расчета зарплаты, при начислении зарплаты доступны только простейшие формы оплаты труда - простая повременная по окладу и часовому тарифу, а также повременно-премиальная по окладу и часовому тарифу.

Учет отработанного времени в 1С Зарплата и Кадры

Отработанное время у работников с повременной оплатой труда определяется как разность между нормой рабочего времени (в соответствии с табель-календарями работников) и отклонениями от обычного графика работы (т.е. отпусками, болезнями, прогулами и т.п.), пришедшимися на текущий расчетный период.

Компьютер для бухгалтера Филатова Виолетта

Глава 20 Модуль «1С: Зарплата и Кадры»

Для учета больничных листов, начисления отпускных, премий, других выплат и удержаний, ведения штатного расписания в программе «1С: Предприятие» предусмотрен модуль «Зарплата и Кадры». О том, как работать в этой части программы, вы узнаете из данной главы.

Последовательность работы

Системы и формы оплаты труда

Начальные настройки

Знакомимся со справочниками

Журналы в программе

Ввод отклонений

Учет отработанного времени

Расчет заработной платы

Выплата заработной платы

Расчет налоговых платежей с фонда оплаты труда

Изменения данных о сотрудниках

Оформление полных кадровых данных о сотрудниках

Увольнение сотрудника

Последовательность работы

Установка модуля ничем не отличается от установки других модулей программы. Кратко напомним последовательность действий:

1. Загрузите программу.

2. В окне Запуск 1С: Предприятие щелкните на кнопке Добавить.

3. В открывшемся окне укажите название базы и путь к ней.

База данных, в которой находятся учебные примеры, расположена в папке PRDemo. Эта папка устанавливается на компьютер вместе с самой программой. Папка, которую можно использовать для реальной работы на предприятии, называется PRBasic.

Существует определенная последовательность работы с модулем, которой следует придерживаться.

Сначала выберите тип финансирования организации, сформируйте структуру предприятия и подразделений, укажите, будет ли применяться штатное расписание. Расчет заработной платы осуществляется методом «от обратного», который тоже указывается при начальных настройках.

На первом этапе работы можно отказаться от установки начальных параметров, а затем, на следующем этапе, вернуться к ним, выбрав команду Сервис? Настройки. Для начальных установок можно также использовать стартового помощника, который работает аналогично мастеру из других офисных программ. Чтобы не ошибиться, следуйте указаниям помощника и щелкайте на кнопке Далее, а в конце – на кнопке Готово.

После проведения начальных настроек просмотрите и настройте план счетов. Уточните или введите ставки налогов и платежей из фонда оплаты труда (ФОТ).

Прием сотрудника оформляется приказом о приеме на работу. Все кадровые изменения оформляются соответствующими приказами. Приказом оформляется уход работника в отпуск.

После установки начальных данных вводятся начальные сальдо сотрудников, определяется долг по подоходному налогу.

Затем производится расчет заработной платы. Он включает регламентные процедуры расчета, ввод табеля отработанного времени, ввод документов начисления и удержания. Расчет заканчивается оформлением платежной ведомости.

Рассмотрим подробно каждый из этапов работы с модулем «Зарплата и Кадры».

Системы и формы оплаты труда

Данная конфигурация поддерживает различные системы и формы оплаты труда (табл. 20.1).

Таблица 20.1. Начисление заработной платы в программе в зависимости от системы и формы оплаты

Начальные настройки

При запуске модуля «Зарплата и Кадры» на экран выводится стартовый помощник. Наиболее удобно воспользоваться этим инструментом для внесения необходимых начальных данных в базу. В режиме диалога укажите тип финансирования (бюджетное или самофинансирование), будет ли вестись штатное расписание, предполагается или нет использовать другую валюту, кроме рубля. Если установить флажок Вести контроль штатного расписания, то при проведении операций будет учитываться наличие штатной единицы.

Следуйте подсказкам мастера, выбирайте нужные настройки и нажимайте кнопку Далее. Для окончания работы помощника щелкните на кнопке Готово.

Если отказаться от услуг помощника, то настройки можно проводить в окне Настройки, открыв окно командой Сервис? Настройки. Окно Настройки имеет несколько вкладок. Заполните поля на этих вкладках. Установите основной график работы вашего предприятия, определите среднемесячное количество часов, ставки налогов. Для сохранения внесенных сведений не забудьте щелкнуть на кнопке ОК.

Знакомимся со справочниками

В данной книге вы не в первый раз знакомитесь с теми таблицами, которые хранят записи о наиболее важных данных для работы программы. В модуле «1 (^Зарплата и Кадры» справочники содержат такие объекты, как сотрудники, подразделения, должности, контрагенты, классификаторы, константы. Данные из этих справочников используются для ведения табеля отработанного времени, оформления расчетно-платежной ведомости, внесения документов по удержанию и выплате дополнительных вознаграждений.

Познакомимся с назначением наиболее важных справочников.

Общие принципы работы

Напомним общие приемы работы со справочниками. Об этих приемах мы не раз говорили в данной книге:

Просмотр записи в справочнике – двойной щелчок на строке с записью.

Добавление новой записи – кнопка Ввод новой строки на панели инструментов или нажатие клавиши Insert на клавиатуре.

Пометка для удаления – выбор записи и нажатие клавиши Delete.

Окончательное удаление проводится командой меню Регламенты? Удаление помеченных объектов.

В справочниках можно создавать и использовать группы.

Константы

Справочник Константы содержит значения, установленные для тех величин, которые наиболее часто используются в программе. Справочник имеет три графы.

Графа Код – это название константы в базе данных, графа Наименование расшифровывает назначение константы, графа Значение – это значение константы.

Графу Значение можно корректировать. Дважды щелкните в графе. В ней появится курсор или кнопка Выбор. Введите нужное значение или выберите значение константы из открывшегося справочника. Изменения сохраняются после нажатия клавиши Enter.

Контрагенты

Справочник Контрагенты можно использовать для хранения сведений о физических и юридических лицах. Сюда можно внести сведения о лицах, в пользу которых удерживаются алименты. Форма для заполнения справочника имеет две вкладки. На первой указываются фамилия, имя и отчество физического лица, на вкладке Расчетный счет – номер расчетного счета в банке, на который перечисляются алименты.

Классификаторы

В справочниках группы Классификаторы содержатся данные о профессии и должностях, видах вычетов и видах доходов, документах, удостоверяющих личность. Эти справочники целесообразно просмотреть, так как в большинстве своем они заполнены стандартными данными. Откроем для примера справочник Виды вычетов (Справочник? Классификаторы? Виды вычетов). В справочнике показаны виды вычетов и коды этих вычетов. В программе при оформлении сведений о сотруднике будут использованы именно эти коды. В справочнике Виды доходов можно также познакомиться с подробным наименованием вида доходов и уточнить его код.

Задание 1

Уточните наименование вычета с кодом 403. Для этого удобно использовать процедуру поиска (кнопка Поиск на главной панели инструментов).

Должности и подразделения

Сведения о должностях, которые задействованы на предприятии, вносятся и хранятся в справочнике Должности. В поле Категория выбор категории сотрудника необходим для бюджетных организаций в целях автоматического формирования соответствующего отчета. Для хозрасчетных организаций это поле в справочнике Должности можно не заполнять.

Справочник Подразделения показывает структуру подразделений предприятия. В этом справочнике разумно создать группу, например, Администрация, и внести в нее записи Дирекция, Бухгалтерия, Расчетный отдел. При введении названия отдела можно определить, какие проводки будут использоваться при проведении зарплаты (дебет 20, кредит 70, дебет 26, кредит 70), или вообще не учитывать проводки.

Условия труда

Справочник Условия труда предусматривает хранение коэффициентов оплаты за вредные условия труда. По умолчанию программа включает в этот справочник наименование Нормальные с коэффициентом оплаты 1.0. Другие условия труда добавляются с помощью кнопки Ввод новой строки.

Формирование штатного расписания

Формирование штатного расписания выполняется при организации нового предприятия или при переходе предприятия на компьютерный учет. Обратите внимание на то, что дата формирования штатного расписания – первое число рабочего месяца.

1. Выберите команду Справочники? Штатное расписание.

2. Использовав кнопку Ввод новой строки, введите названия ставок. Количество ставок и надбавки не вносите. Сохраните запись (рис. 20.1).

Рис. 20.1. Справочник Штатное расписание

3. Выберите команду Документы? Прочие кадровые приказы? Изменения в штатном расписании и внесите для каждой строчки справочника количество ставок и надбавки.

В документе Изменения в штатном расписании каждой должности можно сопоставить до трех надбавок (рис. 20.2). Если по должности полагается надбавка за совмещение (суммой или процентом), необходимо указать ее размер в процентах от оклада или в рублях. Размер надбавки за работу с секретными материалами всегда указывается в процентах от оклада. Если по должности полагается надбавка за особые условия труда, в ячейке Надбавка щелкните на кнопке выбора и выберите пункт Доплата за вредность, а в ячейке Размер укажите условия труда: Вредные или Особо вредные. Значения надбавок автоматически выбираются из справочника Условия труда и будут учтены при расчете заработной платы.

Рис. 20.2. Оформление изменения в штатном расписании

Сотрудники

Сотрудники – это ключевой справочник программы. В нем хранятся данные о сотрудниках предприятия. Откройте справочник, выберите сотрудника и дважды щелкните на строке с записью. Открывается окно с подробными данными о сотруднике. Важное значение имеют абсолютно все сведения, указанные в окне. Это год рождения сотрудника, его ИНН и номер страхового пенсионного удостоверения, пол, должность и оклад.

Для внесения новой записи щелкните на кнопке Ввод новой строки. Введите фамилию, имя и отчество сотрудника, заполните остальные поля и вкладки. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

Оформление приема на работу

Оформление штатных сотрудников предприятия проводится с помощью документа Прием на работу. Прием сотрудника на работу оформляется приказом. Работник может быть принят на работу и по договору гражданско-правового характера. В этом случае оформляется договор. Приказ определяет график работы, характер работы, табельный номер сотрудника, режим труда, систему оплаты труда, оклад и должность. Открыть документ можно командой Документы? Прием на работу (рис. 20.3).

Форма приказа содержит две вкладки: Основное и Прочее. При оформлении документа обязательно заполняйте все поля. Укажите подразделение, должность, систему оплаты, оклад. На вкладке Прочее выберите из справочника график работы, характер работы и режим труда.

Рис. 20.3. Приказ о приеме на работу

Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК.

После оформления документа откройте справочник Сотрудники и введите те данные, которые не были введены приказом. Это год рождения сотрудника, его пол, номер страхового пенсионного удостоверения, ИНН, место жительства, паспортные данные. Окно справочника Сотрудники имеет вкладки. На вкладке Кадры укажите общий и непрерывный стаж работы сотрудника. Данные для расчета подоходного налога вводятся в окно, которое можно открыть, щелкнув в справочнике на кнопке Ввод данных и выбрав команду Вычеты НДФЛ. Тип вычетов следует выбрать, указав срок предоставления вычета.

Упростит работу использование помощника приема на работу. Открыть помощника можно командой Документы? Прочие кадровые приказы? Помощник приема на работу.

После оформления документ можно найти в общем журнале документов (Документы? Общий журнал документов). Отдельным документом вводятся сведения для расчета ЕСН.

Грамотное оформление приема на работу – ключ к правильной работе программы.

Задание 2

Оформить сотрудника Каштанова В. И., слесаря швейного цеха, на работу с окладом 9000 р.

График работы – основной график, режим труда – работа полный рабочий день, характер работы – работающий на постоянной работе, система оплаты – простая повременная по окладу (по дням).

Журналы в программе

Журналы – это то место, куда автоматически заносятся оформленные документы. В программе нет отдельного меню Журналы для открытия нужного журнала. Для того чтобы найти журнал, надо воспользоваться командой Документы из меню. Так, например, общий журнал документов откроется, если выбрать команду Документы? Общий журнал документов. В этом меню находятся и Журнал расчета налогов и Журнал расчета заработной платы.

Работа в журналах осуществляется по тем же правилам, что и в других модулях программы. Кнопка Интервал на панели инструментов позволяет вывести на экран документы за выбранный вами период. Этот период показан в заголовке журнала.

Просмотр записи осуществляется двойным щелчком на строке с записью, при добавлении новой записи используется кнопка Ввод новой строки. Открывается список документов, которые можно внести в журнал. Поэтому работа в журнале не вызывает трудностей.

Для работы удобно использовать общий журнал документов. В этом журнале фиксируются все документы, оформляемые в программе, в том числе больничные листы и отпускные.

Особый интерес представляют журналы расчета зарплаты, в которые записываются результаты выполненных расчетов по начислениям и удержаниям, и журнал расчета налогов с ФОТ, фиксирующий результаты расчета налогов.

Ввод многих документов по заработной плате приводит к появлению записей в журнале расчетов зарплаты. В журналах расчетов отображаются данные не только текущего расчетного периода, но и предыдущих периодов расчета. В журнале расчетов возможно редактирование данных вручную. Для этого надо дважды щелкнуть в графах Дни, Часы, Результат.

Журнал расчетов удобно использовать при просмотре результатов расчета зарплаты. При выполнении расчета мы вернемся к этому журналу.

На каждом этапе расчета можно воспользоваться услугами помощника.

Ввод отклонений

Под отклонениями в программе подразумеваются документы о начислении алиментов, премий, отпускных и больничных листов. Открыть эти документы можно из строки меню Документы.

Оформление больничного листа

Выберите команду Документы? Больничный лист. В открывшемся окне укажите номер, серию документа, дату начала и окончания больничного листа. Выберите фамилию сотрудника. В нижней части больничного листа автоматически указан процент выплат по больничному листу в соответствии с непрерывным стажем, указанным в справочнике Сотрудники (рис. 20.4). Напомним, что в соответствии с законодательством это 60 % при стаже менее 5 лет, 80 % при стаже от 5 до 8 лет и 100 % при стаже более 8 лет. Если непрерывный стаж в справочнике не указан, то автоматически выбирается 60 %. На вкладке Средний заработок введите с помощью кнопки Ввод новой строки или заполните с помощью кнопки Заполнить данные о среднем заработке сотрудника. Вернитесь на вкладку Основная и нажмите кнопки Провести, Рассчитать. Щелкнув на кнопке Печать, распечатайте форму Оборот больничного листа. Нажмите ОК. Документ будет сохранен в общем журнале документов.

Рис. 20.4. Оформление больничного листа

Оформление отпускных

Порядок оформления этого вида документов следующий. Сначала оформляется приказ об отпуске. Открыть такой приказ можно командой Документы? Прочие отклонения? Помощник ввода отклонений. Ответив на вопросы помощника, можно быстро, а главное безошибочно оформить приказ об отпуске.

Затем откройте документ о начислении отпускных и проведите начисление командой Документы? Отпуск. При оформлении этого документа важно точно определить количество дней, за которые начисляется отпуск. Решите, как будет рассчитываться средняя заработная плата. Кроме основного заработка при расчете среднего заработка учитываются годовые премии. Это тоже можно указать при начислении отпуска. Кажется, все предусмотрено в такой процедуре, как расчет отпускных. Например, если количество дней, на которые предоставляется отпуск, не совпадает с количеством дней из приказа по отпуску, программа подскажет об этом противоречии. Поэтому внимательно следите за сообщениями.

Данный вид документов тоже фиксируется в общем журнале документов.