Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО. Электронный документооборот: как оформить? Электронный документооборот внутри организации программы

Любая компания рано или поздно задумывается об оптимизации и повышении эффективности бизнес-процессов, наладить слаженную работу которых можно с помощью систем электронного документооборота (СЭД).

СЭД позволяют решать задачи по автоматизации работы с документами предприятий различных масштабов и сфер деятельности, в том числе территориально распределённых. Программные комплексы такого класса обеспечивают организацию юридически значимого документооборота компании, ведение архива документов, автоматизацию работы канцелярии (регистрация входящей и исходящей корреспонденции, сканирование документов и доведение до исполнителей в электронном виде), контроль исполнительской дисциплины, согласование договоров и платежей, согласование и контроль исполнения организационно-распорядительных документов, обработку и хранение первичной бухгалтерской документации, а также автоматизацию процессов, специализированных для различных сфер бизнеса. Кроме того, особенностью большинства современных СЭД является поддержка мобильных устройств и возможность интеграции с существующими информационными платформами предприятия.

На российском рынке представлено огромное множество систем электронного документооборота, и чтобы компаниям было проще определиться с выбором, мы составили подборку таких решений. Все они - исключительно отечественного производства, соответствуют законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами как российской нормативной базы, так и международным стандартам, а также требованиям IT-безопасности. Отдельно стоит отметить, что практически все перечисленные ниже продукты включены в реестр отечественного софта и рекомендованы для использования в государственных ведомствах и организациях РФ, а также в компаниях, реализующих проекты в рамках программы импортозамещения ПО.

1. «Диалог» . Разработчик: государственное унитарное предприятие «Крымтехнологии» (при поддержке Министерства внутренней политики, информации и связи Республики Крым).
2. Корпоративная система электронного документооборота КСЭД 3.0 . Разработчик: «КРОК Регион».
3. Система электронного документооборота «СЭД-Сириус» . Разработчик: Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти (ЦИТиС).
4. Система автоматизации процессов дорожно-строительных организаций «Эпюра» (построена на базе платформы «1С:Предприятие»). Разработчик: Аракелян Армен Рафикович.
5. СЭД «Синкопа-документ» . Разработчик: компания «Кубань-Информ-Холдинг-Юг».
6. Программный комплекс «Открытая модульная система электронного документооборота и контроля исполнения поручений» (СЭДКП). Разработчик: ФГАУ ГНИИ ИТТ «Информика».
7. Система электронного документооборота Directum . Разработчик: компания Directum.
8. Программный продукт «СТЭК - Документооборот» . Разработчик: АО «НТЦ СТЭК».
9. «Ред Платформа Документооборота» . Разработчик: компания «Ред Софт».
10. Система «Бюрократ» . Разработчик: ООО «Бюрократ»
11. Информационная система «Электронное делопроизводство и документооборот» . Разработчик: компания «Бриз Плюс».
12. Система «Комита Курьер JE» . Разработчик: акционерное общество «Комита».
13. Модуль «Документооборот» (поставляется в составе ERP-системы «Компас»). Разработчик: компания «Компас».
14. СЭД WSS Docs (построена на базе платформы Microsoft SharePoint). Разработчик: компания WSS-Consulting.
15. Автоматизированная система секретного делопроизводства АС СДП . Разработчик: ООО «Центр новых технологий «Импульс».
16. Система автоматизации организационно-распорядительного документооборота (делопроизводства) предприятий «Лоцман:ОРД» . Разработчик: ООО «АСКОН-Системы проектирования».
17. Система EOS for SharePoint (построена на базе платформы Microsoft SharePoint). Разработчик: компания «Электронные офисные системы» (ЭОС).
18. Информационная система EtaxReport . Разработчик: компания «Электронные бизнес-системы».
19. СЭД «Аврора:Документооборот» . Разработчик: ООО «Аврора Диджитал Груп».
20. Система электронного документооборота Comsoft Docs . Разработчик: АО «Комсофт».
21. СЭД-система Comindware (построена на базе платформы Comindware Business Application Platform). Разработчик: компания Comindware.
22. Система «Экспресс Документ» . Разработчик: ООО «Электронный экспресс».
23. Программный комплекс «Кодекс: Документооборот» . Разработчик: консорциум «Кодекс».
24. Автоматизированная система «Госэкспертиза» . Разработчик: ООО «Экомаш инфо».
25. Система защищённого электронного документооборота «Стэк-Траст» . Разработчик: группа компаний «Стэк».
26. СЭД OPTIMA-WorkFlow . Разработчик: группа компаний Optima.
27. СЭД LanDocs . Разработчик: группа компаний «Ланит».
28. Программный комплекс «Документооборот» . Разработчик: Федеральное государственное унитарное предприятие «Главный научно-исследовательский вычислительный центр» Управления делами президента Российской Федерации (ФГУП «ГлавНИВЦ»).
29. Решение СЭДО . Разработчик: ООО «АйДи - Технологии управления».
30. Система электронного документооборота для государственных организаций и бизнеса «Практика» . Разработчик: компания «Системы документооборота».
31. СЭД DoXLogic . Разработчик: компания «БФТ».
32. Система «Альфа Док» . Разработчик: «Альфа Док».
33. Система «Экстерн» . Разработчик: «СКБ Контур».
34. Защищённая система электронного документооборота

Дополнительные и архивные материалы

Успешное существование разработчиков ПО на рынке ИТ-продуктов и услуг практически невозможно без наличия развитой партнерской сети. Партнеры помогают снижать издержки процессов маркетинга и продаж, организуют коммуникацию между производителем и потребителями программных продуктов, предоставляют дополнительные сервисы (в том числе, по развитию функциональности базового ПО и обучению заказчиков), решают проблему географической полноты бизнеса. TAdviser подготовил обзор и рейтинг партнерских программ российских вендоров СЭД/ЕСМ-продуктов ().

Российский рынок СЭД меняется вслед за изменениями в подходах и потребностях бизнеса. В фокусе не просто настроенное движение документов и удобные для восприятия интерфейсы, но в первую очередь - эффективность процессов. Качество их автоматизации отражают, в том числе, workflow-движки. Workflow позволяет ускорить рутинные процессы и повторяющиеся задачи, повышая в итоге производительность и решая как операционные, так и стратегические задачи менеджмента. Проанализировать актуальные возможности российских систем электронного документооборота в части автоматизации процессов можно по итогам опроса поставщиков, проведенного TAdviser.

В ходе исследования TAdviser было опрошено 12 разработчиков систем электронного документооборота о возможностях предлагаемых ими workflow-движков (модулей, отвечающих за маршрутизацию документов) в рамках: инициации процессов, запуска процессов, движения по маршрутам и разработке маршрутов. Системы оценивались по 35 параметрам, с учетом уровня реализации функционала и по факту его использования заказчиками ().

Система документооборота предприятия вбирает в себя множество специфических организационных, структурных и производственных особенностей, фирменных установок, корпоративных стандартов и требований, определённых процедур взаимодействия между службами и исполнителями и так далее.
| | |

Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) позволяет значительно повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях любой формы собственности, а также в государственных учреждениях.
| | | | |

Базовая терминология (ГОСТ Р 7.0.8-2013)

• Документ- Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
• Электронный документ - Документ, информация которого представлена в электронной форме.
• Электронный документооборот- Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

• Надежное хранение и удобный поиск документации.
• Поддержка и выполнение канцелярских задач.
• Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.
• Создание аналитических отчетов.
• Обеспечение информационной безопасности.

Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.

Типы систем электронного документооборота

Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.

Итак, выглядит она следующим образом:

• СЭДы, предназначенные для создания и работы с электронной документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов.
• Системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные картотеки).
• СЭДы, основной задачей которых является автоматизация работы с большими хранилищами корпоративной информации.
• Системы, управляющие электронными архивами с документацией.
• СЭДы, функционал которых специализируется на извлечении нужной информации из архивов и других электронных источников.
• Системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью сотрудников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией.
• Информационные СЭДы, управляющие устройствами для хранения данных.

Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют «гражданство» России.

ТОП-10 систем электронного документооборота

Оценку систем электронного документооборота мы проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала – десятибалльная.

Примечание: итоговая оценка системы в таблице не претендует на стопроцентную объективность и отражает мнение автора, основанное на глубоком анализе данной темы. Этот обзор систем электронного документооборота сделан только среди качественных программных продуктов, которые смело можно выбрать для использования в различных видах бизнеса.

ДЕЛО

Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.

Плюсы

• Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа.
• Простота и удобство в создании проектов документации.
• Общая отлаженность и функциональность системы.

Минусы

• К «натянутым» минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.

Сколько стоит?

Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.

Логика

Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.

Плюсы

• Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации.
• Высокая степень защиты данных пользователя.
• Относительная легкость освоения основных компонентов системы.
• Гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации.

Минусы

• Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
• Не самая добросовестная работа технической поддержки.
• Архаичный интерфейс.

Сколько стоит?

Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.

ЕВФРАТ

Данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Чисто технологически данная система является одной из самых «продвинутых» на современном российском рынке СЭДов.

Плюсы

• В комплект поставки этой системы входит встроенная СУБД «Ника», что автоматически освобождает организацию-пользователя от приобретения дополнительного программного обеспечения.
• Дружелюбный интерфейс, обладающий приятным запоминающимся дизайном.
• Встроенный механизм ролей для управления правами доступа.

Минусы

• Довольно медленная скорость работы, особенно на слабых компьютерах.
• Периодические сбои в работе и нерасторопная техподдержка.

Сколько стоит?

Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше пользователей – ниже цена. Однако имеется также вариант размещения серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом случае применяется система абонентской платы – четыре тарифа, стоимостью от 10 000 до 95 000 рублей в месяц.

1С:Архив

Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.

Плюсы

• Отлаженный алгоритм быстрого поиска необходимых данных.
• Возможность хранения документов любых типов – от текстовых и графических, до аудио- и видеофайлов.
• Широчайшие возможности масштабирования, позволяющие успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.
• Главный плюс «1С:Архив», выделяющий эту программу на фоне конкурентов, – это оптимальное сочетание цены продукта и возможностей его функционала.
• Поддержка интеграции с внешними приложениями.

Минусы

• Потребление большого количества системных ресурсов.
• Повышенная сложность освоения даже для опытных пользователей.

Сколько стоит?

Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей, причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей версии «1С:Архив».

DIRECTUM

Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.

Плюсы

• Наличие специализированных программных инструментов, максимально упрощающих поиск и идентификацию документации.
• Широкие возможности для самостоятельной модификации системы под конкретные задачи.
• Расширенные возможности интеграции с другими программами.

Минусы

• Ориентированность системы на руководящий состав предприятия – простым делопроизводителям работать в ней труднее.
• Несколько запутанная и непрозрачная ценовая политика.

Сколько стоит?

Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010 000 рублей (на 200 работников).

OPTIMA-WorkFlow

Эта система электронного документооборота является крепким середняком в своем сегменте. Она находится в постоянном развитии и пока что не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка. Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд «козырей в рукаве» – уникальных технологий, которые выделяют ее на общем фоне.

Плюсы

• Реализация функции серийного ввода одинаковых видов документов и их регистрационной информации.
• Сканирование программой-антивирусом.
• Индексирование обычных и зашифрованных документов по выбору.
• Мультиязычный интерфейс пользователя.

Минусы

• Недостатки типовых функциональных возможностей, которые перманентно устраняются выходящими обновлениями.

Сколько стоит?

Типовые решения на базе данной платформы стоят от 55 000 до 75 000 рублей.

EMC Documentum

Данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.

Плюсы

• Высокая степень удобства управления проектно-конструкторскими документами.
• Внедрение механизма check-in/check-out, позволяющего управлять распределением прав доступа.
• Наличие функции, позволяющей реализовывать процедуру согласования на нескольких уровнях.
• Поддержка устройств сканирования и распознавания документов.

Минусы

• Работа только с браузером Internet Explorer.
• Отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.
• Частые «тормоза» и лаги при высокой загруженности системы.

Сколько стоит?

Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.

LanDocs

Разработанная в 1997 году отечественной компанией «ЛАНИТ» эта платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается востребованной многими предприятиями и учреждениями. LanDocs позволяет выстроить комфортную среду делопроизводства и документооборота, предоставляя всем категориям пользователей необходимый набор инструментов для управления ею.

Плюсы

• Наличие интегрированных инструментов криптографической защиты.
• Возможность включения в процесс документооборота сотрудников из удаленных филиалов.
• Наличие функции пакетного сканирования бумажной документации.

Минусы

• Довольно часто возникающие проблемы с производительностью.
• Слабые возможности по расширению функционала.
• Сложность в освоении системы с нуля.

Сколько стоит?

Цена серверной лицензии варьируется от 30 000 до 216 000 рублей. Пользовательские же лицензии можно приобрести по цене от 5 600 до 8 400 рублей.

CompanyMedia

CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности.

Плюсы

• Возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной корпоративной структурой и территориальным устройством.
• Беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно функционировать круглые сутки, 365 дней в году.
• Автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих мест.
• Разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре организации.

Минусы

• В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности FireFox.
• Ориентированность системы преимущественно на средний и крупный бизнес.

Сколько стоит?

Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.

Lotus Domino.Doc

Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.

Плюсы

• Наличие уникальных систем репликации, предназначенных для комплексного решения задач по управлению потоками документов в распределенной среде.
• Возможность поиска документов по отдельным частям хранилища информации.
• Каталоги LDAP масштабируются вплоть до уровня корпораций.

Минусы

• Недостатки данной системы в основном вытекают из ее западного происхождения – имеются определенные вопросы к интерфейсу и реализации некоторых функций.

Сколько стоит?

Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.

В итоге

Подводя некую черту под обзором, хотелось бы отметить важный нюанс: внедрение системы электронного документооборота в ваш бизнес вовсе не гарантирует мгновенное повышение его доходности, а, в отдельных случаях, может и навредить. Если ваша организация успешно функционирует и приносит прибыль, работая без СЭДов, то тысячу раз подумайте, прежде чем решиться на их внедрение. Не нужно гнаться за «прогрессивной модой» и устанавливать данные системы без серьезной потребности в них. Однако при расширении бизнеса и высокой загруженности сотрудников система электронного документооборота может стать своеобразным спасательным кругом, который поможет компании выплыть из водоворота бумажной волокиты.

29.05.18 71 255 13

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно - непонятно как.

Павел Овчинников

12 лет работает с электронными документами

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

1. Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
2. Купить сертификат электронной подписи.
3. Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ - это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов - подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит - оп! - изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Где взять электронную подпись

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ .

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, - это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная - для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная - для всего остального.

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом - это требование закона.

Квалифицированная подпись

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р , купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС .

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу - средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП ») или бесплатную («Випнет ЦСП »). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р , ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р .

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя - это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри - высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС , что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ .

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого - тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Сколько стоят электронные документы

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6-8 Р , а все входящие бесплатны.

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Сколько стоит документооборот

1000 бумажных документов

• Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях.
• Поддержка системы контроля качества.
• Накопление информации, управление данными и регламентирование доступа.
• Формализация деятельности каждого сотрудника.
• Оптимизация бизнес-процессов.
• Экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.

Одним из важнейших современных трендов развития рынка ECM является адаптация интерфейсов систем электронного документооборота и хранения данных к удаленному доступу из любой точки («мобильный офис») и разнообразным мобильным устройствам. Растет интерес заказчиков к доступу к ECM-системам через нетбуки, смартфоны, коммуникаторы, планшеты и т.д. Специально разработанные интерфейсы для подобных устройств повышают удобство использования систем и мобильность пользователей, позволяют бизнесу увеличить скорость и гибкость всех деловых процессов.

При этом специально разработанные под мобильные устройства интерфейсы лишены тех недостатков, которые присущи обычному доступу к системам через веб-браузер: новые технологии позволяют обеспечить более богатый набор компонентов, интерактивность интерфейсов, более удобную работу с большими объемами данных, пониженные требования к каналам связи. Мобильное рабочее место для руководителя еще больше расширяет спектр возможностей и адаптирует систему под требования топ-менеджера: минимум необходимых операций, интерфейс, ориентированный на работу в режимах согласования, подписи и рассмотрения документов, поддержка различных мобильных устройств и платформ, возможность работы в off-line режиме и пр.

Современные технологии организации интерфейсов позволяют руководителю накладывать графические и голосовые резолюции на электронные документы – т.е., наряду с эффективностью электронного документооборота, система позволяет топ-менеджеру использовать любые удобные способы работы с документами.

Факторы создания СЭД

При организации и выборе СЭД в большинстве своем учитываются следующие факторы:

• Необходимость автоматизации административного управления организации, сложность структуры.
• Наличие территориально-удаленных подразделений.
• Наличие бумажного архива большого объема.
• Необходимость в управлении потоками работ.
• Требования по срокам хранения документов.
• Возможность интеграции с существующими системами.
• Необходимость хранения изображений документов, необходимость поддержки особых задач.
• Необходимость поиска информации,
• Обеспечение безопасности данных.
• Необходимость соответствия международным, отраслевым и государственным стандартам.

Классификация СЭД

• Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы).
• Системы с развитыми средствами workflow - рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. С помощью этих систем можно организовать работы, для которых заранее прописываются все этапы следования и работы.
• Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Сочетают в себе элементы двух предыдущих.
• Системы, ориентированные на поддержку совместной работы. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они территориально удалены, и сохранить результаты этой работы.
• Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга, электронной почты. Такие системы могут быть как автономными, так и функционировать в структуре любого из перечисленных классов систем.

Любая организация, которая желает получить в свое распоряжение современную высокотехнологичную структуру для работы с документооборотом, обладает богатым выбором программного обеспечения. При этом ставку можно сделать как на отдельные частные принципы и решения, что будет дешевле, или воспользоваться готовой комплексной системой «под ключ», что будет удобнее и эффективнее. При этом последний вариант, как правило, использует сложившиеся принципы работы с документами и соответствует нормативной базе большинства предприятий.

Основные принципы электронного документооборота

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Основные понятия электронного документооборота

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Программные технологии СЭД

Автоматизация СЭД

История

Чем быстрее росло количество внутрикорпоративной информации, тем все более очевидной становилась неэффективность обмена традиционными бумажными документами, однако бурный рост СЭД испытали лишь с конца прошлого-начала нынешнего века. Только тогда организации целого ряда развитых стран - как правительственные учреждения, так и частные компании различных размеров - начали активный переход на безбумажный документооборот. В 2000 году рост мирового рынка СЭД достиг невероятного темпа в 89% в год. Именно тогда, в условиях настоящего бума в развитии интернет-технологий во всем мире, начало становиться реальностью решение основной трудности при внедрении СЭД - инерционности мышления, нежелания проводить глубокие изменения в инфраструктуре компании на уровне как высшего руководства, так и рядовых сотрудников. Количество компьютеров, установленных в организациях, и компьютерная грамотность работников неуклонно росли, что позволило без ощутимых потерь переходить на принципиально новые методы управления бизнесом. Российские предприниматели, привыкшие обращаться к опыту Западных стран при решении вопросов менеджмента, немного отставали, перенимая достижения зарубежных коллег. Но уже в то время, как в США принимались законы, определившие в том числе жесткие требования к документообороту и финансовой отчетности всех публичных компаний американского фондового рынка, в России на правительственном уровне существовало четкое понимание преимуществ, даваемых СЭД и подобными системами.