Платная парковка и компенсация расходов сотруднику. Расходы на служебный автомобиль: тонкости учета Как учесть расходы по содержанию штрафстоянки

Чтобы обосновать компенсацию сотруднику расходов на парковку, необходимо закрепить порядок их возмещения в учетной политике компании и в трудовых договорах, а также собрать подтверждающие документы. В наши дни бывает довольно трудно найти в городе место, где можно бесплатно оставить автомобиль. Некоторые компании идут навстречу своим сотрудникам, которые используют личные авто в интересах фирмы, и компенсируют им расходы на парковку возле офиса, а также при разовых поездках по городу во время посещения переговоров, выставок, конференций, семинаров и других мероприятий (ст. 188 ТК РФ). Рассмотрим нюансы налогового учета компенсаций расходов на парковку своему сотруднику.

Компенсация расходов на парковку. Есть пределы?

Вариант 1 — рискованный. Суммы расходов на стоянку можно учесть в полном объеме как прочие расходы, связанные с производством (реализацией) (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Данный вывод косвенно подтверждает письмо финансового ведомства (письмо Минфина России от 27.04.2006 № 03-03-04/1/404). Вместе с тем фирма, которая решит учитывать в налоговой базе затраты на парковку в полном объеме, должна быть готова отстаивать свои действия в налоговом споре.

Вариант 2 — безопасный. Если компания хочет избежать претензий налоговиков, то расходы на парковку следует учитывать в пределах норм, установленных Постановлением № 92 (см. таблицу).

Нормы компенсации расходов по легковым авто, которые включают в расчет базы по налогу на прибыль

При обоих вариантах фирма должна иметь в наличии все необходимые подтверждающие затраты документы (пост. ФАС ПО от 11.03.2009 № А57-4951/2008).

Обоснование и документальное подтверждение

Во-вторых, необходимо собрать все документы и расчеты, подтверждающие затраты на компенсацию парковки. Их список будет зависеть от конкретной ситуации.

Компенсация расходов на стоянку возле офиса фирмы. Нередко компании арендуют парковочные места возле зданий своего месторасположения. Подтверждающими расходы документами в данном случае будут являться договор аренды с владельцем парковки и платежные документы. Факт использования работником парковочного места возможно подтвердить с помощью электронных карт-пропусков. Кроме того, в качестве подтверждения могут выступать реестры автомобилей, документы охраны, подтверждающие заезд и выезд автомобиля, и прочее. Вышеупомянутые документы не являются бланками строгой отчетности, но могут использоваться в качестве дополнения к остальным указанным выше документам.

В последнее время получает широкое распространение оплата парковки по мобильному телефону через SMS посредством купленной заранее скретч-карты. В данном случае открывается личный счет и денежные средства списываются с него после отправки сообщения. Списание может производиться как с корпоративных, так и с личных номеров сотрудников. По нашему мнению, целесообразно использовать корпоративные номера, поскольку фирме будет легче отслеживать расходы на парковку и подтверждать ее оплату (через распечатки от операторов). Если работники пользуются личными номерами, то могут понадобиться заверенные в установленном порядке документы, доказывающие принадлежность SIM-карт конкретным сотрудникам. Расходы на покупку скретч-карты подтверждаются кассовым чеком.

Отметим, что инспекторы предъявляют претензии по поводу включения в расчет налога на прибыль расходов на аренду парковки при наличии у фирмы собственного гаража. По нашему мнению, подобные затраты можно обосновать, использовав следующие доводы:

• количество автомобилей сотрудников превышает количество машино-мест в гараже;
• арендованная стоянка используется для обеспечения сохранности транспортных средств (пост. ФАС СЗО от 23.12.2005 № А56-5298/2005) и в качестве гостевой парковки для постоянных и потенциальных контрагентов (пост. ФАС МО от 27.03.2013 № А40-61548/12-90-349);
• арендованная стоянка используется исключительно для деятельности, направленной на получение прибыли (например для автомобилей, перевозящих грузы) (пост. ФАС ЦО от 27.04.2006 № А68-АП-266/11-05).

Отметим, что иногда при кратковременной (разовой) парковке (на срок не более суток) договор с владельцем стоянки оформляется путем выдачи потребителю документа (сохранной расписки, квитанции и т. п.) с указанием номера машины. Его копия остается у исполнителя (п. 12 Правил об оказании услуг автостоянок, утв. пост. Правительства РФ от 17.11.2001 № 795). Данный документ также может являться подтверждающим факт парковки.

Отчет об использовании автотранспорта в производственных целях составляют на основании путевого листа. Форма такого отчета не установлена, поэтому он может оформляться в произвольной форме (см. образец 2). В соответствии с требованиями Закона о бухучете формы первичных документов, подтверждающих расходы, могут разрабатываться экономическим субъектом самостоятельно. При этом они должны соответствовать установленным требованиям (ст. 9 Закона о бухучете).

Возникает ли у сотрудника доход?

Для того чтобы в рамках трудовых отношений сотруднику была выплачена компенсация за использование его личного имущества, необходимо (ст. 188 ТК РФ):

• соглашение сторон, определяющее размер возмещения расходов, выраженное в письменной форме;
• приказ руководителя организации, являющийся основанием для выплаты;
• документы, подтверждающие принадлежность автомобиля конкретному сотруднику;
• документы, подтверждающие фактическое использование машины в интересах работодателя;
• расчеты компенсаций;
• документы, подтверждающие суммы расходов на парковку.

[О НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ РАСХОДОВ НА СОДЕРЖАНИЕ ТРАНСПОРТА]

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает следующее.

Расходы на содержание служебного транспорта, согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс), относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.

В составе расходов на содержание служебного транспорта можно учесть в том числе расходы, связанные с оплатой мойки служебных автомобилей.

При этом в соответствии с пунктом 1 статьи 252 Кодекса в целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в т. ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Система налогового учета по налогу на прибыль организаций установлена статьей 313 Кодекса, согласно которой основанием определения налоговой базы по налогу на прибыль являются данные первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1. первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2. аналитические регистры налогового учета;
3. расчет налоговой базы.

Согласно положениям пункта 1 статьи 11 Кодекса, понятие “первичные учетные документы” следует определять в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете.

В соответствии со статьей 9 “Первичные учетные документы” Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.

Первичные учетные документы, составленные с учетом вышеизложенных требований, являются подтверждающими документами для налогового учета.

Заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ А.И. Иванеев

Автомобиль есть сегодня практически у каждой фирмы. А значит, вопросы учета расходов на содержание и эксплуатацию автотранспорта являются актуальными всегда.

Расходы на содержание автомобиля...

Купив автомобиль, фирма вынуждена нести немалые расходы в будущем. Львиную их долю будут составлять затраты на покупку горюче-смазочных материалов (ГСМ). Кроме того, как и любая техника, автомобиль нуждается в ремонте. Причем необходимость в нем может возникнуть внезапно (например, в результате аварии), а сами ремонтные работы оказаться весьма дорогими. С определенной периодичностью фирме придется оплачивать расходы на техосмотр. Ведь эксплуатировать автомобили, которые его не прошли, запрещено. Машину необходимо где-то хранить. Если у фирмы нет собственного гаража, появятся и затраты по его аренде. Другой выход из положения – оплачивать услуги охраняемой автостоянки. Ну и, конечно, как справедливо отмечено в письме, одной из составляющих затрат на содержание транспорта являются расходы на его мойку. Рассмотрим порядок налогового учета таких затрат подробнее.

...и их налоговый учет

При расчете налога на прибыль включать в расходы можно лишь документально подтвержденные и экономически оправданные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Как выполнить это условие? Ответ на данный вопрос будет зависеть от вида затрат на содержание и эксплуатацию служебного транспорта.

Мойка автомобиля

Затраты на мойку служебных автомобилей можно учесть при расчете налога на прибыль как расходы на содержание транспорта. Экономическая обоснованность данных трат сомнений не вызывает. По поводу же их документального подтверждения финансисты в опубликованном письме не сказали ничего конкретного. Они лишь напомнили, что такие расходы подтверждают первичные документы, которые составлены по унифицированным формам или содержат все обязательные реквизиты. Перечень этих реквизитов есть в пункте 2 статьи 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Если расходы были оплачены по безналу, то проблем с их документальным подтверждением не будет. Ведь в таком случае на руках у бухгалтера фирмы будет акт об оказании услуг и счет-фактура.

Однако за мойку автомобиля водитель обычно платит наличными. Для этого ему выдают деньги под отчет. В такой ситуации документальным подтверждением будут авансовый отчет водителя и оправдательные документы, например кассовый чек, который подтверждает оплату услуг по мойке. Если в чеке не будет наименования приобретенной услуги, то потребуется документ, который бы подтвердил, что автомобиль был вымыт. Однако, по мнению столичных налоговых специалистов, этого недостаточно. Чтобы подтвердить расходы по мойке автомобиля, в чеке, помимо прочего, должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер машины, которая была обслужена (письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

Расходы на ГСМ

Наиболее значительная статья затрат по содержанию и эксплуатации транспорта – расходы на покупку топлива и ГСМ. Их фирмы учитывают в составе прочих расходов, связанных с содержанием транспорта.

Фирма может покупать ГСМ как за наличный расчет, так и в безналичном порядке. Если ГСМ куплены за наличные, то водителю следует сдать в бухгалтерию авансовый отчет и кассовый чек. Чек должен, в частности, содержать информацию о сумме покупки и сведения о марке и количестве отпущенных нефтепродуктов (п. 35 раздела 3 приложения 3 к письму ГМЭК России от 28.11.94 № АО-7-272). Если же в кассовом чеке такой информации нет, то к нему должен быть приложен товарный чек с указанием цены и вида топлива.

При безналичном расчете фирма приобретает талоны или топливные карты на бензин. Они являются эквивалентом приобретенного топлива. Уже после оплаты талонов (карты) оно считается собственностью фирмы и находится на ответственном хранении у АЗС. Фирма-покупатель выдает талоны и топливные карты водителям, по которым последние и заправляют автомобили. При этом ежемесячно фирма получает акт о фактически отпущенном количестве топлива.

Независимо от способа оплаты для документального подтверждения расходов на ГСМ потребуется еще и путевой лист. Именно он позволяет определить, сколько горючего было фактически израсходовано, в то время как кассовые чеки, талоны, карты подтверждают лишь количество приобретенных ГСМ. Формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Однако они обязательны только для автотранспортных организаций. Все остальные фирмы вправе самостоятельно разработать форму путевого листа. Главное, чтобы он содержал все необходимые реквизиты первичного документа. Такие разъяснения дает Минфин России в письмах от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129. Составлять путевые листы можно даже раз в месяц, если они позволяют судить об обоснованности списанных расходов. Поэтому в документе обязательно необходимо указывать маршрут передвижения машины. Если такой информации не будет, инспекторы могут посчитать расходы на ГСМ необоснованными.

Обратите внимание: Налоговый кодекс нормировать расходы на топливо не требует. Однако финансисты при решении вопроса об обоснованности затрат на горючее предлагают руководствоваться Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными Минтрансом России 29.04.2003 (руководящий документ № Р3112194-0366-03). А в отношении автомобилей, для которых нет нормативов, – данными технической документации (письмо Минфина России от 04.05.2005 № 03-03-01-04/1/223). Если фактический расход бензина существенно отличается от установленных норм, фирме можно предложить для обоснования затрат произвести контрольные замеры. Полученные значения следует утвердить приказом директора в качестве нормативов.

Оплата автостоянки

Если фирма арендует для своего автомобиля гараж (отдельный бокс в гараже), то сумму арендной платы она будет включать в состав прочих расходов. Проблем с документальным подтверждением таких расходов быть не должно. Специалисты ФНС России в письме от 05.09.2005 № 02-1-07/81 указали, что акты оказания услуг для этого необязательны. Ведь сам договор аренды и подписанный акт приема-передачи гаража уже свидетельствуют о том, что услуга по аренде оказывается. Однако Минфин России считает иначе. По мнению финансистов, такие акты должны быть (письмо Минфина России от 07.06.2006 № 03-03-04/1/505. Обратите внимание: договор аренды здания (сооружения) или нежилого помещения, заключенный на год и более, подлежит обязательной регистрации.

Часто фирмы предпочитают оставлять автомобиль на платной стоянке. Такие расходы тоже считаются связанными с содержанием транспорта. Услуги автостоянки фирма оплачивает, как правило, наличными через водителя. Какие бумаги он должен приложить к авансовому отчету, чтобы расходы считались документально подтвержденными? По мнению финансистов, в этой роли может выступать кассовый чек или бланк строгой отчетности (письмо Минфина России от 27.04.2006 № 03-03-04/ 1/404). Речь в данном случае идет о квитанции за парковку. Ее форма утверждена письмом Минфина России от 24.02.94 № 16-38.

Обратите внимание : этот бланк нельзя использовать после 1 января 2007 года. Причем, если новый документ Минфин так и не утвердит, со следующего года все автостоянки должны будут при расчетах наличными применять ККТ.

Каких-либо требований к содержанию кассового чека и бланка строгой отчетности финансисты в упомянутом письме не предъявили. Но, учитывая, что в квитанции за парковку указываются сведения о марке и номерном знаке автомобиля, можно предположить, что инспекторы захотят увидеть такую же информацию и в чеке за парковку.

Еще одно требование инспекторов, к которому нужно быть готовым при документальном подтверждении затрат на автостоянку. Статья 887 Гражданского кодекса и Правила оказания услуг автостоянок, утвержденные постановлением Правительства РФ от 17.11.2001 № 795, предусматривают заключение договора хранения машины в письменной форме. Но в то же время это требование считается выполненным при выдаче стоянкой квитанции, расписки или другого документа, который подтверждает получение имущества.

Техосмотр

Все автомобили должны проходить техосмотр. Причем с определенной периодичностью. Так, например, легковые автомобили, с года выпуска которых не прошло семи лет, должны проходить техосмотр каждые два года. Более же старый транспорт необходимо отправлять на осмотр ежегодно.

Владелец автомобиля должен оплатить проведение осмотра. Размер платы определяют власти региона. Кроме того, необходимо перечислить госпошлину за выдачу техталона в сумме 30 рублей. Она является федеральным налогом, поэтому организация может учесть пошлину в составе расходов (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Плата за проведение техосмотра считается прочими расходами, связанными с содержанием автомобиля.

Ремонт

Владельцу автомобиля не обойтись без расходов на ремонт. Проводить его организация может как собственными силами, так и в автомастерской. В налоговом учете данные расходы списывают в том периоде, когда они фактически возникли. Однако это может быть невыгодно фирме, если ремонт дорогостоящий.

Для равномерного списания подобных затрат можно создавать резерв под предстоящий ремонт. Сумму резерва на конкретный год фирма должна определять, исходя из первоначальной стоимости основных средств, введенных в эксплуатацию, на начало года, и самостоятельно рассчитанных нормативов отчислений (п. 2 ст. 324 НК РФ). Последние зависят от предполагаемой периодичности проведения ремонта и его предполагаемой сметной стоимости. Отчисления в резервный фонд будут уменьшать налоговую базу равномерно в течение всего года. Ремонтные расходы фирма станет покрывать за счет резерва.

Если по итогам года окажется, что средств фонда недостаточно, сумму превышения можно включить в состав прочих расходов. А вот неизрасходованный остаток резервного фонда необходимо в конце года включить в состав внереализационных доходов.

Резерв на оплату ремонта фирма может создавать как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Причем в бухучете лучше всего делать это по тем правилам, которые установлены Налоговым кодексом. В таком случае расхождений между данными двух учетов у вас не будет.

Аудитор Е.О. Яблочкина

Организация арендует у директора авто без экипажа.Для поездок на этом авто по договору ГПХ в качестве водителя приняли его супругу.Вопрос:При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника, можно учесть в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов: затраты на ГСМ (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ); как быть с мойкой авто если в чеке помимо мойки указаны "обезжиривание кузова" и "защитное восковое покрытие"

сообщаем следующее: Если услуги обезжиривания кузова и нанесения воскового покрытия выделены в чеке отдельной суммой, то безопаснее такие расходы в целях учета налога на прибыль не включать. Таким образом, услуги по мойке автомобиля Вы отнесете в расходы по налогу на прибыль на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, а расходы по обезжириванию кузова и нанесению защитного воскового покрытия в расходы по налогу на прибыль не включайте. Причина в том, что при проверке инспекторы могут посчитать, что производя мойку автомобиля, Организация вполне могла обойтись без дополнительных услуг. Раз так, то дополнительные услуги не являются экономически обоснованными. А значит, в расходы по налогу на прибыль их включать не следует.

Если услуги обезжиривания кузова и нанесения воскового покрытия входят в услугу «мойка автомобиля» и при этом отдельной строкой не выделены, то данную услугу можно учесть в расходах по налогу на прибыль в полном объеме (подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ). В данном случае мойка автомобиля представляет собой единую услугу, а обезжиривание кузова и нанесение защитного покрытия являются отдельными этапами произведенных работ. Таким образом, отделить прочие услуги от услуги по мойке автомобиля не представляется возможным. Следовательно, мойка автомобиля – единая услуга, а этапы обезжиривания кузова и нанесения защитного покрытия позволяют реже обращаться на автомойку, что экономически выгодно.

Обратите внимание, в любом случае помимо экономического обоснования расходы должны быть документально подтверждены. При этом убедитесь, что в чеке помимо прочих реквизитов значатся марка и госномер обслуживаемого автомобиля.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия

1. Статья: Памятка по безопасному учету расходов, связанных со служебным автомобилем

Как учесть другие регулярные расходы на транспорт

Есть еще несколько видов достаточно частых автозатрат. Во-первых, это мойка и стоянка. Во-вторых, это плата за шиномонтаж, а также покупка новых шин. В-третьих, это периодическое техобслуживание и техосмотр.

Объединяет все эти траты то, что каких-либо специальных требований к их учету нет. То, как отражать подобные издержки, мы описали в таблице ниже.

Что делать с дополнительными расходами на содержание транспорта

2. Статья: Какие бумаги устроят инспекторов, если ваша компания арендует автомобили у граждан

При расчете налога на прибыль расходы на содержание служебного транспорта, к которым относятся и расходы на ГСМ, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Частый вопрос, с которым сталкиваются налогоплательщики: по каким нормам нужно рассчитывать расходы на ГСМ, чтобы принять их к налоговому учету. Еще в 2013 г. чиновники Минфина России изменили свою точку зрения, что при расчете налога на прибыль расходы на горюче-смазочные материалы учитываются в пределах норм, установленных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Теперь, по их мнению, чтобы признать в налоговых расходах стоимость купленных горюче-смазочных материалов, компании не обязательно руководствоваться нормами Минтранса России. Столь благоприятный вывод чиновники обнародовали в письме от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097. Стоимость горючего можно списать на основании подпункта 11 п.1 статьи 264 Налогового кодекса РФ в составе расходов на содержание служебного транспорта. Причем такие затраты не являются нормируемыми. Тут главное - придерживаться общих правил гл.25 Налогового кодекса РФ. А именно: расходы должны быть экономически оправданы и подтверждены «первичкой». Следовать ли нормам, утвержденным Минтрансом России, решать уже компании. Если водители вашей организации предъявляют документы, подтверждающие покупку ГСМ (например, путевые листы и чеки ККТ), то потраченные ими суммы вы без проблем можете отнести на расходы. Естественно, при условии что работник сдал еще и авансовый отчет. Напомним: этот документ можно оформлять как по унифицированной форме № АО-1, так и в произвольном виде.

Не всегда для целей налогообложения прибыли расходы на приобретение топлива можно квалифицировать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Например, затраты на покупку топлива для техники и грузовых автомобилей, используемых в организациях для обеспечения производственного процесса, являются материальными расходами (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Они могут быть отнесены как к прямым, так и к косвенным расходам. Свой выбор с учетом положений статей 318-319 Кодекса налогоплательщику следует зафиксировать в учетной политике для целей налогообложения

Расходы на страхование основных средств

В подпункте 7 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ указаны расходы на страхование работников, имущества и ответственности, но только если это страхование является обязательным по закону. Согласно российскому законодательству обязательным является только страхование гражданской ответственности автовладельцев (ОСАГО). Значит, в налоговой базе разрешено отражать затраты лишь на этот вид страхования. Если страховка оплачена сразу на год вперед, учесть всю сумму в расходах единовременно не получится. Дело в том, что для подобного случая п. 6 статьи 272 Налогового кодекса предусматривает специальное правило: расходы на страхование признаются равномерно в течение срока действия страховки (пропорционально количеству календарных дней действия договора страхования в отчетном периоде).

Если этого не учесть и списать всю сумму страховки сразу, расходы в налоговом учете будут завышены. И, как следствие, занижена налогооблагаемая прибыль. Если такой факт обнаружится во время проверки, штрафов и пеней не избежать.

Расходы на ремонт служебного автомобиля и технический осмотр

Расходы на ремонт учитываются при расчете налога на прибыль в составе расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ). Ремонт может осуществляться либо своими силами (ремонтного отдела, специалиста по ремонту) либо силами сторонней организации. Каких-либо ограничений по способу проведения ремонта НК не содержит, главное, чтобы в наличии были документы, подтверждающие понесенные расходы. Если ремонт осуществляется сторонней организацией, то необходим договор на ремонт автомобиля, акт выполненных работ, калькуляция или смета затрат. Если ремонт выполняется своими силами, то подтверждением расходов могут служить смета затрат, накладные на внутреннее перемещение материалов (лимитно-заборные карты).

Прохождение технического осмотра является необходимым условием эксплуатации автомобиля в соответствии с законодательством РФ (ст. 17 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Перед прохождением техосмотра владельцы транспортных средств должны уплатить госпошлину, которая является обязательным сбором (ст. 333.16 НК РФ). Согласно подпункту 3 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ налоги и сборы отражаются в расходах сразу после их перечисления в бюджет. Поэтому есть все основания отнести расходы на техосомтр к расходам на содержание служебного транспорта и, соответственно, включить их в состав расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль. Документами, подтверждающими расходы на проведение технического осмотра, могут служить копия диагностической карты, платежное поручение. Если по результатам ТО выявлены нарушения, то расходы на их устранение также могут быть учтены для целей налогообложения.

Расходы на GPS-навигаторы

На практике у бухгалтеров часто возникают вопросы: по каким правилам учитывать при расчете налога на прибыль расходы на приобретение GPS-навигаторов и можно ли вообще это сделать? Имеет ли компания право списать затраты единовременно?

Учесть эти расходы можно, если вам удастся подтвердить их экономическую обоснованность. Например, если вы доставляете грузы заказчикам, то тут выгода очевидна. Ведь применение навигаторов позволяет сократить как время доставки, так и расходы топлива.

Обратите внимание на такой момент: расходы на покупку навигатора первоначальную стоимость автомобилей не увеличивают. Это не затраты на модернизацию или дооборудование. Ведь объект не меняет своего назначения и новых качеств у него не появляется (п. 2 ст. 257 НК РФ). Автомобиль так и остается автомобилем.

В настоящее время амортизируемым признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью без учета НДС более 40 000 руб. Как правило, навигаторы стоят дешевле. Поэтому их стоимость можно учесть единовременно на основании пп 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ.

Если же цена навигаторов выше, их придется амортизировать. А в течение какого срока? Прямо в Классификации основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 они не названы. Но в этом документе упомянуты средства радиолокации и радионавигации. Срок их амортизации - свыше пяти и до семи лет включительно, это четвертая группа. По мнению автора, к ней можно отнести и навигаторы. Другой вариант - установить срок амортизации, сославшись на данные изготовителя.

Штрафы ГИБДД

С одной стороны, штрафы за нарушение Правил дорожного движения не являются необходимым условием эксплуатации служебного транспорта, но, с другой стороны, при интенсивном использовании автомобиля штрафов ГИБДД сложно избежать даже самому опытному водителю. Более того, затраты на оплату «штрафных» квитанций могут достигать весьма значительных сумм. Как же быть: принимать или не принимать такие расходы? Ответ однозначный – штрафы ГИБДД не учитываются для расчета налога на прибыль.

Во-первых, штрафы прямо указаны в числе расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли (п. 2 ст. 270 НК РФ. Во-вторых, расходы принимаются к налоговому учету при условии их обоснованности, то есть экономической целесообразности (п. 1 ст. 252 НК РФ). Очевидно, что расходы на оплату штрафов ГИБДД не являются обоснованными, поскольку они не направлены не осуществление приносящей доход деятельности.

Помыли автомобиль - не забудьте указать в документах его марку и номер

Как уже отмечалось, Минфин России подтвердил, что расходы на мойку служебного автомобиля экономически обоснованы. Но признать их в налоговом учете можно, если в подтверждающих документах указаны марка и государственный регистрационный номер. Информация о марке и государственном регистрационном номере автомобиля обычно отражается в акте об оказании услуг по мойке автомобиля. Акт вместе с платежными документами на оплату данных услуг является документальным подтверждением соответствующих расходов.

Мойку служебного автомобиля, как правило, оплачивает водитель наличными денежными средствами, полученными под отчет. Вместе с остальными документами подтверждает эти расходы и авансовый отчет.

Если акт не заполняется, документом, подтверждающим факт оказания услуг в отношении служебного автомобиля, служит товарный чек, в котором указаны марка и государственный регистрационный номер машины.

Расходы на оплату парковки автомобиля

Выполняя служебные задания, водителям приходится пользоваться услугами городских платных парковок. Водители грузовых автомобилей, осуществляющие междугородние перевозки товаров, как правило, останавливаются на платных автостоянках. Расходы за парковку также рассматриваются как затраты, связанные с содержанием служебного транспорта, и признаются на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Рассмотрим, какие документы помогут обосновать подобные расходы. Обычно парковку автомобиля водитель оплачивает наличными. В бухгалтерию он передает авансовый отчет и документ, подтверждающий оплату парковки. Таким документом является кассовый чек или квитанция за парковку автомобилей.

По общему правилу наличные денежные расчеты ведутся с применением контрольно-кассовой техники. Автостоянки, использующие ККТ, обязаны выдавать водителю кассовый чек, который служит подтверждением оплаты парковки или стоянки.

По аналогии с расходами на мойку автомобиля рекомендуем к кассовому чеку приложить еще и товарный чек, в котором указаны марка и государственный регистрационный номер машины. Он будет служить подтверждением того, что услуга оказана именно в отношении служебного транспорта. Квитанция за парковку автомобилей - это бланк строгой отчетности, который заменяет кассовый чек.

Как учитывать расходы на платную парковку, мойку, оплату автомобиля за пребывание на штрафной стоянке?
Для начала разберемся в бухучете трат на парковку. Если стоянку оплачивает водитель самостоятельно, то ему на эти цели выдают под отчет необходимую сумму, в учете бухгалтеру необходимо сделать следующие записи:
Дебет 71 Кредит 50
- выданы средства подотчетному лицу.
Стоимость услуг можно включить в расходы только после того, как водитель сдаст авансовый отчет и его утвердят. Именно в этот момент с сотрудника списывается задолженность и делается запись по дебету счетов затрат:
Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 71
- списана задолженность по подотчетным суммам.
Если же организация заключила с автостоянкой договор возмездного оказания услуг, то, как правило, сначала деньги перечисляются за хранение машины владельцу парковки, что отражается записью:
Дебет 60 или 76 Кредит 51
- перечислены деньги за хранение автомобиля.
Далее, на момент получения акта об оказании услуг, затраты включаются в состав стоимости услуг по содержанию автомобиля на платной стоянке по дебету счетов затрат:
Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 60 или 76
- отражены затраты по содержанию автомобиля на платной стоянке.
Теперь о налоговом учете этих трат. Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся затраты на содержание служебного транспорта, в том числе по оплате автостоянок, поэтому такие издержки можно учесть при расчете прибыли. При этом, понесенные расходы обязаны удовлетворять условиям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, а именно: они должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (Письмо Минфина от 27.04.2006 г. № 03-03-04/1/404).
Если автомобиль используется в деятельности компании и у нее нет места для его стоянки, то расход экономически обоснован и его можно учесть при исчислении налога на прибыль организаций (Письмо Минфина от 11.01.2006 г. № 03-03-04/2/1).
Таким образом, затраты на платные автостоянки относятся к расходам на содержание служебного транспорта и уменьшают базу по налогу на прибыль. При методе начисления они признаются на дату: утверждения авансового отчета, если стоянка оплачена сотрудником или получения акта об оказании услуг в случае заключения договора с парковкой.

Документальное оформление
Теперь разберемся, какие бумаги нужно оформить, если фирма арендует место для стоянки служебного автомобиля. Как известно, в соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться «первичными» оправдательными документами. Их формы определяет руководитель компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение учета. Напомню, что вся «первичка» должна содержать следующие обязательные реквизиты: название; дату составления; наименование экономического субъекта, составившего бумагу; содержание факта хозяйственной жизни, величину его натурального или денежного измерения с указанием единиц измерения; название должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо должности ответственных за оформление свершившегося события; подписи с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации сотрудников.
Для того чтобы у ревизоров не возникло претензий и вопросов по подтверждению расходов, в документе на оплату стоянки должна быть информация об автомобиле, который фирма держит на платной парковке, его марка и регистрационный номер. Так компания сможет документально подтвердить обоснованность расходов, то есть доказать, что именно это транспортное средство организация ставит на стоянку в условленные сроки и за плату.
Необходимыми оправдательными документами для учета расходов на платную парковку являются (Письма Минфина от 27.04.2006 г. № 03-03-04/1/404, УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 г. № 20-12/29007): акт об оказании услуг; кассовый (если организация, предлагающая парковку, использует ККТ) и товарный чек; бланк строгой отчетности (если деловой партнер кассу не использует).

Расходы, понесенные в связи с пребыванием ТС на штрафной стоянке, не связаны с получением доходов от осуществления предпринимательской деятельности. Значит организация не вправе учесть такие траты при исчислении базы по налогу на прибыль.

Как правило, акт об оказании услуг по парковке составляется при долгосрочной аренде машиноместа. Кроме того, с автопарковкой составляется договор, в котором указываются существенные условия: количество ТС и их характеристики, время заезда-выезда и т.п. Таким образом, когда организация заключает контракт на оказание платных услуг автостоянки, подтверждающим документом будет являться акт с указанием марки и регистрационного номера машины. Если в бумаге нет упоминания о конкретном транспортном средстве, то подтверждающим документом может быть перечень автомобилей, которые хранятся на автостоянке в соответствии с договором. Такой список обычно является приложением к контракту.

Кассовый и товарный чеки выдаются при оплате наличными через подотчетных лиц. В случае если предприятие подтверждает услуги платных автостоянок с помощью кассового чека, то необходимо дополнительно к этому документу приложить товарный чек с указанием в нем марки и регистрационного номера автомобиля.

В Приказе Минтранса России от 24 июня 2014 года № 166 «Об утверждении форм бланков документов, используемых при оказании услуг по предоставлению парковок (парковочных мест) на платной основе» приведены две формы парковочного чека: на случай оплаты наличными и для расчетов пластиковой картой. Обе бумаги является документом строгой отчетности и применяется фирмами и ИП при расчетах за предоставление платных услуг парковок.
В парковочном чеке отражают такие сведения, как: кем он выдан (в этой графе указывают наименование, местонахождение и ИНН фирмы или ИП); зона машиноместа; номер и адрес паркомата; номер автомобиля; время начала и окончания парковки; размер платы за один час стоянки; итоговая сумма к оплате; номер платежной карты (если оплата производится с использованием карточки).

Затраты на мойку
Еще одна статья расходов для компании – мойка автомобиля. В соответствии с пунктами 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 33н, расходы по содержанию основных средств, в рассматриваемом случае затраты организации на мойку ТС, являются расходами по обычным видам деятельности. Они принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности, определяемой исходя из цены и условий, установленных договором между организацией и поставщиком услуги (п.6 ПБУ 10/99).

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденному Приказом Минфина от 31 октября 2000 года № 94н, расходы по мойке автомобиля, являющиеся управленческими, не связанными непосредственно с производственным процессом, могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» или счета 44 «Расходы на продажу».

Теперь о налоговом учете затрат на мойку. Они включаются в состав расходов на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Против такого подхода Минфин не возражает (Письмо от 20.06.2006 г. № 03-03-04/1/530).

Если оплата была произведена по безналичному расчету, то по итогам отчетного периода фирма и организация, осуществляющая мойку, подписывают акт об оказании услуг. Однако, как правило, водители обычно рассчитываются наличными. В этом случае подтверждать расходы будет кассовый или товарный чек. При этом в нем обязательно должно быть написано, за что деньги приняты - за услуги по мойке автомобиля. Кроме того, в чеке необходимо указать марку ТС и его государственный номер (Письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 г. № 20-12/29007).

Штрафная стоянка
Расходы на штрафную стоянку служебного автомобиля в целях бухгалтерского учета относятся к тратам по обычным видам деятельности на основании пунктов 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 33н, как расходы по содержанию и эксплуатации основных средств. Для обобщения информации о расходах для нужд управления, не связанных непосредственно с производственным процессом, предназначен счет 26 «Общехозяйственные расходы» или счет 44 «Расходы на продажу».

Согласно части 1 статьи 27.13 при нарушениях правил эксплуатации и управления ТС применяется задержание автомобиля, включающее его перемещение на специализированную стоянку и хранение на ней до устранения причины задержания.
В случае нарушения правил дорожного движения, в частности при неправильной парковке автомобиля, машину могут задержать. Расходы, понесенные в связи с пребыванием ТС на штрафной стоянке, не связаны с получением доходов от осуществления предпринимательской деятельности, то есть они не могут быть признаны экономически обоснованными. В связи с этим можно сделать вывод, что организация не вправе учесть такие траты при исчислении базы по налогу на прибыль. В бухгалтерском учете возникают постоянная разница и соответствующий ей постоянное налоговое обязательство (ПНО) (п. п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина от 19.11.2002 г. № 114н). Бухгалтерская запись по отражению ПНО производится в порядке, установленном Инструкцией по применению Плана счетов, и отражается следующей проводкой:
Дебет 99 Кредит 68/ПНО
- отражено ПНО в размере: сумма понесенных затрат по оплате услуг по хранению служебного автомобиля, умноженная на 20 процентов.